Enrichissement de la gestion des pièces jointes GED dans le programme de travail

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la référence technique suivante : no-duplicate-ged-files).
 

La gestion des pièces jointes issues de la GED a été enrichie : en plus du système de gestion historique, une alternative a été mise en production, afin d'améliorer la traçabilité des documents, de limiter les doublons et de garantir une gestion cohérente tout au long du cycle de vie des diligences.

Contexte

Jusqu'à présent, lorsqu'une pièce jointe provenant de la GED était associée à une diligence du programme de travail, une copie du document était créée dans un répertoire dédié lors de la supervision :

• GED SharePoint : DA > Etablissement > Période > Révision
• GED Teams : Cabinet > Révision > Etablissement > Période

Ce fonctionnement permettait notamment de générer un export complet du programme de travail au format HTML/ZIP pour une consultation hors ligne.

Cependant, cette méthode présentait plusieurs inconvénients :

• duplication de documents déjà présents dans la GED ;
• augmentation du volume de stockage ;
• risques d'incohérence entre le document d'origine et sa copie ;
• complexité de gestion des pièces jointes tout au long du cycle de vie des diligences.

Pour répondre à ces problématiques, la gestion des pièces jointes GED a été revue afin de privilégier l'utilisation des documents originaux tout en conservant les mécanismes de traçabilité.

Fonctionnement général

Avec ce nouveau mode de fonctionnement :

• les diligences sont désormais liées directement aux documents originaux présents dans la GED ;
• les fichiers ne sont plus dupliqués inutilement lors de leur rattachement à une diligence ;
• le suivi et la traçabilité des documents sont améliorés ;
• les exports du programme de travail continuent de fonctionner selon les paramétrages du cabinet.

Principales évolutions

Utilisation du document GED d'origine

Lorsqu'un document est ajouté à une diligence depuis la GED :

• la diligence référence directement le document d'origine ;
• aucune copie supplémentaire n'est créée ;
• le document reste stocké dans son répertoire GED initial.

Cette approche garantit qu'un seul document est utilisé comme référence dans le programme de travail.

Note :

Le fonctionnement « historique » du stockage des PJ liées au Programme de travail restent opérationnel. En d’autres termes, vous êtes libre de la conserver.

Les cabinets restent libres d’utiliser la méthode qui convient à leur mode de fonctionnement en interne.

Renommage automatique des pièces jointes

Lorsqu'une pièce jointe est associée à une diligence :

• un préfixe correspondant au code de la diligence est automatiquement ajouté au nom du fichier ;
• ce comportement s'applique aussi bien aux documents ajoutés depuis la GED qu'aux documents importés par upload.

Exemple :

BAL_GrandLivreClients.pdf

où BAL correspond au code de la diligence.

Contrôle des doublons

Un même document GED ne peut être rattaché qu'à une seule diligence pour :

• un établissement ;
• un sous-établissement ;
• une période donnée.

Si un document est déjà utilisé dans une autre diligence du même périmètre, son rattachement est bloqué.

Si vous souhaitez utiliser le même document dans plusieurs diligences, vous devez au préalable créer une copie du document dans la GED.

Gestion des documents repris depuis des modèles

Les documents provenant :

• d'une base Cabinet ;
• d'un référentiel ;
• d'un dossier modèle ;
• d'une reprise N-1 ;

continuent d'être gérés selon le fonctionnement existant afin de préserver la cohérence des modèles et des programmes de travail initialisés.

Comportement lors de la suppression d'une pièce jointe

Le comportement a été modifié pour éviter toute suppression involontaire dans la GED.

Lorsque vous supprimez une pièce jointe depuis une diligence :

• le document n'est plus supprimé de la GED ;
• seule l'association entre la diligence et le document est supprimée ;
• le préfixe ajouté automatiquement au fichier est retiré.

Si plusieurs documents portent le même nom, les éventuels conflits de renommage sont gérés automatiquement.

Comportement lors de la réinitialisation du programme de travail

La réinitialisation du programme de travail ne supprime plus les documents présents dans la GED.

Les évolutions suivantes ont également été apportées :

• les pièces jointes ne sont plus supprimées ;
• l'archivage automatique des pièces jointes devient inutile et n'est plus réalisé ;
• les documents originaux restent disponibles dans leurs emplacements GED.

Gestion de la reconduction N+1

Une pièce jointe issue de la GED ne peut être associée qu'à une seule diligence sur une période donnée.

Lorsqu'un document est marqué avec l'option Reconduite N+1 :

• une copie du document est créée pour la période suivante ;
• cette copie est enregistrée dans le répertoire de la période concernée depuis le menu Cabinet > Révision > Établissement > Période suivante

Cette duplication est nécessaire afin de respecter la règle empêchant l'utilisation du même document sur plusieurs périodes.

Droits d'accès GED

Les documents restant dans leur répertoire GED d'origine, les utilisateurs doivent disposer des droits nécessaires pour accéder à ces emplacements.

Sans les autorisations adéquates, la pièce jointe apparaîtra dans la diligence mais son contenu pourra être inaccessible lors de la consultation.

Nous vous recommandons de vérifier que les utilisateurs intervenant sur le programme de travail disposent des droits de lecture sur les répertoires concernés.