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Amélioration de la gestion des pièces jointes GED
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur demande (mode Preview) , avec une possibilité d'activation par dossier.
Pour valider votre accès, rapprochez-vous de votre CSM et/ou Chef de projet (en spécifiant
la référence technique suivante : no-duplicate-ged-files).
La gestion des pièces jointes issues de la GED a été revue afin d'améliorer la traçabilité des documents, de limiter les doublons et de garantir une gestion cohérente tout au long du cycle de vie des diligences.
Évolutions :
- Les documents GED originaux sont désormais liés directement aux diligences, sans duplication inutile.
- Les pièces jointes ajoutées à une diligence sont automatiquement renommées avec le préfixe de la diligence, qu'elles proviennent d'un upload ou de la GED.
- Un contrôle empêche désormais le rattachement d'un même document GED à plusieurs diligences d'un même dossier, d'un sous-dossier ou d'une autre période.
- Les documents issus d'une base cabinet, d'un référentiel, d'un dossier modèle ou d'une reprise N-1 sont gérés de manière cohérente afin de préserver la traçabilité des fichiers.
- Lors de la suppression d'une pièce jointe ou de la réinitialisation d'une diligence, les préfixes ajoutés sont automatiquement retirés et les éventuels conflits de noms sont gérés.
A Préciser dans la doc :
Comme les documents restent dans le répertoire initial de la GED il faut s'assurer que les personnes ayant accès au Programme de Travail ont les droits pour consulter ces répertoires (pour pouvoir consulter les Pièces Jointes)
Une pièce jointe récupérée depuis la GED ne peut être liée qu'à une diligence sur un établissement et sur une période. Ainsi une pièce jointe pour laquelle la case à cocher "Reconduite N+1" est cochée sera dupliquée sur la période suivante dans le répertoire : Cabinet > Révision > Etablissement > Période suivante.
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Contexte
Actuellement, lors de la supervision d’une diligence, les pièces jointes provenant de la GED sont dupliquées dans un répertoire SharePoint distinct de celui où se trouve la pièce d’origine.
Cette duplication permet de générer un fichier HTML du programme de travail complet (avec toutes les diligences et pièces jointes incluses dans un ZIP pour consultation hors ligne).
Cette duplication permet de générer un fichier HTML du programme de travail complet (avec toutes les diligences et pièces jointes incluses dans un ZIP pour consultation hors ligne).
Cependant, cette approche entraîne :
- une duplication inutile des fichiers déjà présents dans la GED,
- une perte de cohérence documentaire,
- et une augmentation du volume de stockage.
Certains cabinets souhaitent pouvoir supprimer la duplication et remplacer les copies par des liens directs vers la GED, tout en préservant la possibilité d’un export complet pour usage hors ligne ou archivage externe.
Objectif
Mettre en place un nouveau mécanisme de gestion des pièces jointes GED dans les diligences, permettant :
- Le lien stocké est celui vers les documents GED originaux (sans duplication). on renomme la pièce jointe sur la GED avec le préfixe de la diligence
- La possibilité d’associer plusieurs liens GED (de fichiers différents) à une même diligence.
- La suppression de la duplication à la supervision, sauf si autorisée par le paramétrage cabinet.
- Le maintien du fonctionnement de l’export HTML/ZIP, en mode “liens” ou “copies locales”.
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