Comment utiliser SharePoint avec Cegid Loop

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Contexte

Afin de garantir le bon fonctionnement de vos automatisations avec Cegid Loop, il est essentiel de bien paramétrer votre espace SharePoint. Cet article liste les points importants à connaître.

Choix du type de structure

Lors de la configuration de votre dossier client, l’administrateur (admin) choisit le type de structure SharePoint :

• SharePoint managé par Cegid Loop
  L’arborescence est créée et gérée automatiquement par l'application. Ainsi, l'ensemble des automatismes fonctionnent de façon autonome. Vous n’avez donc aucune action à effectuer.

• SharePoint managé par le client
  Vous pouvez utiliser votre propre modèle d’arborescence. Dans ce cas, certaines règles doivent être strictement respectées pour que Cegid Loop fonctionne correctement.
  
  En effet, lorsque vous utilisez un modèle d’arborescence personnalisé, un message d’information s’affiche :
  "Vous êtes responsable de la conformité de l’arborescence. Les dossiers rouges et les canaux principaux doivent être présents."
  Cela signifie que :

  • Les dossiers rouges sont obligatoires. Indispensables au bon fonctionnement des automatismes Loop, ils sont créés automatiquement lors de la mise en place du site SharePoint.
  • Les dossiers bleus sont générés automatiquement lors des publications ; ils sont également essentiels.
  • Les dossiers noirs sont créés automatiquement. En revanche, ils ne sont pas utilisés par Loop dans les automatismes.

  Note importante : 

  Pour assurer la stabilité des automatismes, les dossiers rouges et bleus ne doivent absolument pas être modifiés ni supprimés.

Quelle que soit votre option, vos choix seront enregistrées dans la configuration du client. Ils ne pourront être modifiés que par un profil administrateur.

Validation lors du chargement d’un fichier JSON

Si vous choisissez un modèle client, un fichier JSON doit être chargé afin de valider la structure.

• Si le fichier est valide, la récupération de la structure est activée.
• Si le fichier est invalide, une fenêtre d’erreur s’affiche et la récupération est bloquée.
• Si vous cliquez sur OK sans fichier JSON, un message d'erreur apparaît :

"Vous ne pouvez pas sélectionner cette option sans avoir choisi un fichier JSON. Veuillez soit ajouter un fichier JSON, soit choisir l’option d’utilisation du SharePoint géré par Loop."

Exigences minimales pour votre modèle

Si vous utilisez votre propre modèle :

• Vous pouvez ajouter vos sous-dossiers,
• Mais vous devez conserver les dossiers rouges et bleus, avec exactement les mêmes noms.

Exemples :

• Dossiers rouges : Imports_auto, Publications Etablissement Période, Sommaires…
• Dossiers bleus : Archives PJ révision, FEC, TVA, IS…

Bonnes pratiques

• Seuls les utilisateurs "administrateurs" peuvent modifier la configuration SharePoint.
• Si vous n’êtes pas certain que votre modèle respecte les règles, il est fortement recommandé de choisir l’option SharePoint managé par Loop.
• Vérifiez toujours après un import que la validation a bien été effectuée.
• Ne modifiez pas les dossiers rouges ou bleus afin d'éviter tout blocage.

Consultez l'arborescence Teams en cliquant ici.