Fonctionnement du Robot bancaire

Traitement par le ML

Une fois les transactions bancaires collectées, elles sont traitées par du Machine Learning (ML) afin de prédire un ensemble de comptes et de tiers susceptibles de convenir à l’imputation comptable
des transactions bancaires.

Les différentes prédictions se voient affectées une probabilité de pertinence (score/taux de prédiction).

Le Robot bancaire s’appuie sur deux modèles de ML :

• Un premier dont l’objectif est de prédire un compte général,
• un second, qui gère le SIREN d'un tiers.

Ces modèles de ML s’appuient principalement sur le libellé des transactions, la date, le montant
et la devise.

Interprétation des prédictions du ML

Différents algorithmes interprètent et enrichissent les prédictions du ML.

Pour rappel, plus un modèle doit prédire de résultats potentiels, moins il sera efficace.

Donc un modèle qui doit prédire un compte parmi les comptes de classe 4 ou 5 sera beaucoup plus performant qu’un modèle qui doit prédire un tiers (sur une base de 4 millions d’entreprises en France).

Aussi, les algorithmes viennent renforcer le ML, afin d’augmenter son efficacité sur sa prédiction
sur les tiers.

Parmi ces algorithmes, il y en existe un spécifique qui "apprend" des corrections des utilisateurs.
Ce dernier s’appuie sur l’analyse des libellés des transactions bancaires.

Attention : cette analyse ne se réalise que sur la partie alphabétique du libellé. On parlera ici de récurrence. Par exemple :

• Vous avez reçu une transaction mensuelle dont le libellé était “COTISATIONS URSSAF 04/2024”. Vous avez corrigé le mouvement comptable issu de cette transaction.
  Vous recevez une seconde transaction mensuelle avec le libellé “COTISATIONS URSSAF 05/2024”. Grâce à l’algorithme, l’écriture générée sera mouvementée sur le bon compte comptable.
  
  
• À l’inverse, vous avez reçu une transaction mensuelle dont le libellé était “COTISATIONS URSSAF AVRIL 2024”. Vous avez effectué le même type de correction sur votre mouvement comptable.
  Vous recevez une seconde transaction mensuelle avec le libellé “COTISATIONS URSSAF MAI 2024”.
  Sur cet exemple, l’algorithme analysera le libellé sur la partie alphabétique (COTISATIONS URSSAF MAI) et ne considérera donc pas cette transaction comme similaire à celle d’avril (COTISATIONS URSSAF AVRIL 2024).
  En revanche, lors de la réception de la transaction “COTISATIONS URSSAF AVRIL 2025”, le robot prendra en compte les corrections faites sur les écritures de l’année précédente “COTISATIONS URSSAF AVRIL 2024” et effectuera de lui-même le bon mouvement comptable.

Important :

Pour que le traitement du Robot bancaire soit optimal, il est très important, lors de son activation, de corriger les erreurs potentielles des imputations comptables. Il convient également d’effectuer ce type de corrections tout au long de la vie du dossier.

De cette manière, le Robot bancaire apprendra systématiquement de ses erreurs.

Notes de synthèse :

• On parle de récurrence, dès lors qu’un libellé d’une transaction est identique au précédent.
  On entend par identique un nom ou une expression de caractères alphabétiques similaires.
  En effet, tout caractère numérique est occulté.
  
  
• Le Robot bancaire base sa prédiction sur la transaction la plus récente. Il est donc indispensable que les dernières écritures comptables soient à jour (comptes et tiers corrects).
  
  
• Dès lors qu’une récurrence est trouvée, le Robot bancaire "considère" que l’imputation comptable est trouvée. Il ne déroulera donc pas les autres algorithmes.
  
  
• Pour les transactions de remise de chèques, aucun algorithme ne sera joué. La contrepartie du compte de banque sera toujours affectée au compte tiers client d’attente associé au compte collectif correspondant.

La préparation et la génération des écritures

Une fois que les prédictions des comptes et des tiers ont été effectuées, le canevas d’écritures est généré afin que les mouvements comptables soient importés en comptabilité. Lors de cet import, certaines vérifications et traitements sont effectués :

• Si le compte prédit est un compte collectif :
  
  • Si nous avons une probabilité élevée que le tiers prédit soit le bon, alors il sera associé
    à l’écriture comptable correspondante.
  • Dans le cas contraire, le tiers d’attente correspondant au type du compte collectif sera affecté.
    
    
• Si le compte général n’est pas collectif, alors on ignorera la prédiction du tiers.
  
  • Si un tiers doit être attaché à l’écriture, le Robot bancaire cherchera à le récupérer dans Cegid Loop à partir du SIREN/SIRET présent dans la fiche tiers. Si le tiers n'est pas retrouvé dans Cegid Loop depuis son SIREN, il sera alors créé automatiquement par le Robot bancaire (Cf. "Focus sur la création d’un tiers", plus bas).
    
    
• Si la période sur laquelle la transaction bancaire est affectée n’existe pas, elle sera alors créée automatiquement à condition qu’il n’existe pas plus de deux périodes ouvertes.
  
  
• Une vérification systématique du lien entre le compte général de banque (512), le journal de banque, et le compte bancaire sera effectuée par le Robot bancaire.

Focus sur la création de tiers

Les tiers sont créés uniquement si la probabilité qu’ils soient corrects semble élevée. Lors de leur création, le Robot bancaire ajoutera éventuellement un préfixe au code du tiers, en fonction de la règle qui semble dominante dans le dossier : si de nombreux codes tiers commencent par F, C, 0 ou 9, ce préfixe sera ajouté au code du nouveau tiers.