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Une nouvelle fonctionnalité est opérationnelle sur le robot comptable : les transactions en attente.
Il s'agit d'un nouvel onglet dans lequel les utilisateurs peuvent effectuer directement un rapprochement entre une transaction bancaire et un lot de factures. Si le robot n'a pas été en mesure de l'effectuer automatiquement.
Présentation générale
Partie de gauche
Ne sont présentes dans cette liste que les contreparties des écritures bancaires non-lettrées qui transitent par un compte 471, 401 et 411, non-reconnues ou non-traitées par le Robot comptable. Ces transactions nécessitent donc un traitement de la part des utilisateurs.
L'utilisateur peut facilement retrouver une transaction, grâce à des champs spécifiques.
Notamment le filtre.
Champ "A vérifier" :
Ce champ regroupe l'ensemble des transactions nécessitant une confirmation d'appartenance (identification d'un tiers, compte client/fournisseur, etc.).
Champ "A rapprocher" :
Ce champ regroupe toutes celles qui peuvent être rapprochées d'une facture, directement dans le Robot.
Partie de droite
Ne sont présentes dans cette partie que les factures non-soldées et non-lettrées.
Effectuer un rapprochement partiel
- L'utilisateur clique sur une écriture bancaire dans la partie de gauche.
- Les caractéristiques de cette transaction s'affichent en haut et à droite de l'interface (Montant, date, libellé, tiers).
-
Un lot de factures lui est proposé, pour le même tiers. Cette liste peut être filtrée.
- L'utilisateur détermine dans cette liste de quelle facture la transaction bancaire doit se rapprocher.
Les caractéristiques complètes de cette facture sont affichées.
Si l'utilisateur souhaite visualiser sa facture avant de procéder au rapprochement de l'écriture,
il peut cliquer sur l'icône du document.En survolant cette icône, le message "Visualiser la pièce" apparaitra, si le document est traité
par PIA (dans le cas contraire, l'icône restera grisée).Le document de la facture s'affichera sur la visionneuse de pdf, comme sur la page des documents en attente.
Important :
- L'affichage du solde restant vous permet de constater qu'il y eu un paiement partiel déjà rapproché pour cette facture.
- En revanche, le "Solde à rapprocher", affiché en bas de l'interface, représente le rapprochement total de l'écriture bancaire sélectionnée. C'est pourquoi, il est toujours à zéro.
- Après vérification, l'utilisateur peut cliquer sur "Rapprocher".
Dès lors, la sélection de l'écriture bancaire disparaît de la liste sur la partie gauche.
Si le rapprochement est total, alors la sélection de l'écriture bancaire et le lot de factures disparaissent tous les deux.
Note : si le bouton "Rapprocher" reste grisé, cela suppose une incohérence de solde.
Important :
Pour que la TVA soit déclarée en automatique, l'écriture devait être réglée en totalité et lettrée.
Désormais, le rapprochement partiel n'est plus un facteur bloquant.
Ainsi, la TVA à déclarer sur le montant rapproché sera automatiquement prise en compte.
Un article d'assistance est consacré à cette fonctionnalité.
Effectuer un rapprochement total
- De la même manière que dans le chapitre "Rapprochement partiel", l'utilisateur sélectionne une écriture bancaire dans la partie de gauche.
- Puis il détermine dans la liste de quelle facture la transaction bancaire doit se rapprocher.
- Après vérification, l'utilisateur peut cliquer sur "Rapprocher".
La transaction payant la totalité de la facture, le rapprochement est donc total.
La sélection de l'écriture bancaire et le lot de factures disparaissent tous les deux.
Finalité fonctionnelle:
Lorsque le rapprochement est total, le robot effectuera automatiquement le lettrage de la sélection.
Pour consulter l'ensemble des parcours utilisateurs sur le robot comptable, cliquez ici.
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